Cách lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên tiết kiệm chi phí

Để giúp các khách hàng của đặt tiệc Ngọc Thuận dễ dạng trong việc tổ chức tiệc tất niên cuối năm. Trong bài viết này chúng tôi sẽ gợi ý các bước lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm thật chi tiết và tiết kiệm chi phí cho các bạn. Nào hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu nào.

Bạn muốn tổ chức một bữa tiệc tất niên thật chỉn chu và ý nghĩa thì hãy liên hệ dịch vụ đặt tiệc tất niên tại nhà của Đặt Tiệc Ngọc Thuận ngay. Chúng tôi là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ nấu ăn tại nhà trọn gói giá rẻ tại khu vực tphcm. Liên hệ hotline/zalo 0963.995.861 để được tư vấn.

Xác định thời gian, ngày giờ tổ chức tiệc tất niên

Đầu tiền trong việc lập kế hoạch để tổ chức tiệc tất niên, bạn phải xác định được ngày tổ chức và thơi gian tổ chức. Việc xác định thời gian, ngày giờ tổ chức tiệc tất niên rất quán trọng, vì bạn phải làm làm rất nhiều việc như lên dnah sách khách mời, đặt thiệp mời, chọn thực đơn, tìm đơn vị tổ chức. Nếu bạn không xác định rỏ ngày giờ tổ chức nhiều lúc bạn sẽ không có thời gian chuẩn bị nhiều và có thể tới ngày tổ chức tiệc tất niên nhưng quan chưa làm xong và chưa chuẩn bị được gì.

Xem thêm: Tổng hợp các nhà hàng tổ chức tiệc tất niên uy tín tại tphcm.

Xác định địa điểm tổ chức tiệc tất niên

Chọn đúng địa điểm không chỉ tạo ra một không gian thoải mái mà còn tạo nên dấu ấn riêng cho bữa tiệc của bạn. Thay vì một phương án địa điểm duy nhất, bạn nên cân nhắc nhiều địa điểm để linh hoạt thay đổi khi gặp trục trặc. Một số yêu cầu về địa điểm cần chú ý như:

• Không gian của địa điểm: không gian có quy mô đáp ứng được số lượng khách mời tham dự. Không gian không nên quá rộng hay quá chật. Nếu một bữa tiệc có nhiều khách mời, một nhà hàng, khách sạn, phòng tiệc lớn là sự lựa chọn hợp lý. Ngược lại, nếu bạn cần một không gian gần gũi thì tổ chức tiệc tại nhà riêng hoặc tại công ty cũng là ý tưởng tốt. 
• Vị trí địa điểm tổ chức tiệc: không nên chọn nơi tổ chức tiệc nằm ở vị trí quá xa. Địa điểm ở nơi dễ tìm, thuận tiện đi lại. Bạn cũng có thể bố trí xe đưa đón khách mời đến địa điểm tổ chức. 
• Chi phí thuê địa điểm: Dựa vào file kế hoạch tổ chức tiệc tất niên bạn đã lập. Bạn có thể chọn được địa điểm phù hợp với mức ngân sách đã đề xuất. Một số địa điểm có thể thương lượng về giá thành giúp bạn tiết kiệm chi phí khi thuê địa điểm mà vẫn có được không gian phù hợp. 
• Các tiện ích khác của địa điểm tổ chức: địa điểm có bãi đỗ xe không, có được trang bị hệ thống âm thanh – ánh sáng hay không, có thể trang trí không gian tiệc theo yêu cầu không,…

Bên cạnh các nhà hàng tổ chức tiệc tất niên, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn tổ chức tiệc ngay tại nhà hoặc công ty. Hình thức tổ chức tiệc tất niên tại nhà sẽ đáp ứng được rất nhiều các ưu điểm như: tiết kiệm chi phí thuê địa điểm, dễ dàng lựa chọn, tổ chức theo mong muốn, sở thích, thoải mái về thời gian tổ chức tiệc,…

Xác định số lượng khách mời tham dự

Bước tiếp theo khi lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên đó là xác định số lượng khách mời cho bữa tiệc. Việc này sẽ tránh tình trạng mất kiểm soát chương trình hoặc thiếu hụt ngân sách so với chi phí dự trù. 

Để lên danh sách thư mời tiệc tất niên, trước hết hãy xác định thành phần khách tham dự gồm những ai: người thân, bạn bè, đồng nghiệp, đối tác,… Sau đó, bạn nên phân loại khách mời để chuẩn bị thư mời phù hợp. Có thể phân loại theo các nhóm khách sau: khách mời VIP, khách mời chính thức, khách mời dự bị,…

Lên kế hoạch chủ đề tổ chức tiệc tất niên

Chủ đề của bữa tiệc là nội dung khái quát mà chủ bữa tiệc muốn hướng tới. Xác định chủ đề đầu tiên giúp các bước tổ chức tiệc tiếp theo thuận lợi hơn. 

Dựa vào sở thích, tính cách hay thông điệp mong muốn truyền tải chủ bữa tiệc có thể xác định chủ đề chung cho bữa tiệc. Ví dụ như: phong cách sang trọng, phong cách đơn giản, bữa tiệc với thông điệp hướng về tương lai,… để tạo nên sự độc đáo cho bữa tiệc của riêng bạn. 

Lên kịch bản tổ chức tiệc tất niên

Lên kịch bản tổ chức tiệc tất niên là một bước quan trọng để bữa tiệc diễn ra suôn sẻ, hấp dẫn. Kịch bản được chuẩn bị cẩn thận giúp bạn điều chỉnh, theo dõi các hoạt động và tạo nên một trải nghiệm đáng nhớ cho khách tham dự.

Kịch bản tổ chức tiệc tất niên gồm có kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết:

• Kịch bản tổng quát: khái quát các phần chính của buổi tiệc như thời gian đón tiếp, thực đơn, các hoạt động chính, phần kết thúc.
• Kịch bản chi tiết: thường bao gồm kịch bản MC và phân công công việc chi tiết cho đội ngũ tổ chức tiệc

Ngoài hai loại kịch bản này, bạn có thể bổ sung thêm kịch bản dự phòng. Loại kịch bản này thường bao gồm các sự cố có thể xảy ra trong bữa tiệc và cách xử lý phù hợp. Dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng nhưng bữa tiệc có thể xảy ra một số điều không đáng có như: thời tiết xấu, vấn đề kỹ thuật, thiếu chương trình,…

Lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc tất niên

Đối với nhiều người dù đã lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chi tiết nhưng đây vẫn là một công việc phức tạp. Do đó, việc tìm kiếm và lựa chọn một công ty tổ chức tiệc tất niên có thể giúp bạn có được một bữa tiệc hoàn hảo, trọn vẹn nhất.

Khi lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc, bạn nên chú ý một số điều sau:

• Xác định mục tiêu và yêu cầu cho bữa tiệc trước tiên để tìm kiếm đơn vị tổ chức tiệc phù hợp
• Nghiên cứu, đánh giá về đơn vị tổ chức trước thông qua các dự án đã thực hiện, đánh giá của khách hàng,…
• Gặp gỡ, trao đổi về yêu cầu, dịch vụ mà đơn vị tổ chức có thể cung cấp
• Yêu cầu báo giá chi tiết các dịch vụ mong muốn để đánh giá đơn vị có phù hợp với ngân sách của bạn hay không
• Ký hợp đồng để cam kết về dịch vụ, thời gian tổ chức, giá cả, các điều khoản trước khi bắt đầu thực hiện kế hoạch tổ chức tiệc tất niên. 

Lựa chọn thực đơn tổ chức tiệc tất niên

Một bữa tiệc với các món ăn ngon miệng sẽ giúp bữa tiệc của bạn thành công đến 60%. Việc chọn thực đơn để làm sao phù hợp với tất cả khẩu vị của khách mời là không thể. Nên khi bạn lựa chọn thực đơn, bạn nên tham khảo ý kiến của các sếp, hoặc nhờ đơn vị tổ chức tiệc tư vấn.

Một lưu ý quan trọng là để có một thực đơn ngon thì điều quan trọng là bạn nên làm việc với đơn vị tổ chức mà chế biến 1 bàn để bạn và mọi người ăn thử để xem đơn vị mình thuê nấu món ăn có ngon, hợp khẩu vị không. nếu ngon thì ta có thể yên tâm, còn nếu không ngon thì nên chọn đơn vị khác.

Xem thêm: Tổng hợp các thực đơn tiệc tất niên công ty ngon.

Xác định ngân sách tổ chức tiệc tất niên

Phần không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên đó là dự trù kinh phí. Các hạng mục cần chi trong quá trình chuẩn bị bữa tiệc từ khi bắt đầu đến kết thúc bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm, thuê tiệc, phí trang trí
• Chi phí thuê thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
• Chi phí thiết kế, in ấn backdrop, banner, thiệp mời,…
• Chi phí quay phim, chụp ảnh
• Chi phí cho thực đơn tổ chức tiệc
• Chi phí thuê mc, nhóm múa…
• Chi phí quà tặng
• Chi phí dự phòng nếu xảy ra phát sinh

Trên đây là những thông tin mà Đặt Tiệc Ngọc Thuận cung cấp để bạn nhiều thông tin để lên bảng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm. Mong rằng qua bài viết về các bước lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên này của Đặt Tiệc Ngọc Thuận, có thể giúp ít được cho các bạn trong quá trình tổ chức đặt tiệc tất niên của bạn!

Xem thêm các bài viết liên quan:

Tổng hợp các mẫu backdrop tiệc tất niên đẹp sang trọng.