Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty: mẫu chi tiết từ A–Z
Cuối năm, lịch làm việc đã kín mà bạn lại được giao thêm việc lo tiệc tất niên cho cả công ty. Lãnh đạo muốn xem kế hoạch, kế toán hỏi ngân sách, các phòng ban hỏi ngày giờ, trong khi nhà hàng và bên dịch vụ nấu tiệc kín lịch dần theo từng tuần. Chỉ cần chốt sai số khách hoặc đặt tiệc trễ một tuần là cả buổi tiệc dễ rơi vào thế bị động.
Bài viết này gom toàn bộ kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty vào một chỗ: mẫu kế hoạch 12 mục copy dùng ngay, cách tính chi phí từng hạng mục, timeline từ 8 tuần trước, khung chương trình theo giờ và checklist trước ngày tiệc. Bạn chỉ cần điền thông tin của công ty mình là có ngay bản kế hoạch để trình duyệt.
Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty
Một bản kế hoạch dễ được duyệt phải trả lời đủ những câu lãnh đạo sẽ hỏi: tổ chức để làm gì, khi nào, ở đâu, bao nhiêu người, hết bao nhiêu tiền và ai phụ trách việc gì. Bảng dưới đây gồm 12 mục bao quát các câu hỏi đó.
Cách dùng:
- Copy bảng vào Word hoặc Google Docs.
- Điền thông tin của công ty vào cột “Nội dung cần điền”.
- Xem cột “Ví dụ” (tiệc buffet khoảng 80 người tổ chức tại văn phòng) để biết mỗi mục nên ghi chi tiết đến mức nào.
Mục nào có con số (số khách, giờ giấc, ngân sách) thì ghi số cụ thể. Gửi kèm bảng chi phí và timeline ở các phần bên dưới để lãnh đạo duyệt một lần.
| Mục | Nội dung cần điền | Ví dụ: tiệc tại văn phòng, 80 người |
|---|---|---|
| 1. Tên chương trình | Tên tiệc, chủ đề (nếu có) | Tiệc tất niên 2026: “Gắn kết – Bứt phá” |
| 2. Mục tiêu | Tổ chức để làm gì: tổng kết năm, khen thưởng, tri ân nhân viên, gắn kết, mời đối tác… | Tổng kết năm, vinh danh 5 cá nhân và 2 phòng ban, tri ân nhân viên |
| 3. Thời gian | Ngày, giờ bắt đầu, giờ kết thúc | Thứ Sáu, 17:30–20:30 |
| 4. Địa điểm | Văn phòng, sân công ty, nhà hàng hoặc ngoài trời; sức chứa | Sảnh tầng trệt văn phòng, khoảng 150 m² |
| 5. Khách tham dự | Gồm những ai (nhân viên, lãnh đạo, đối tác, gia đình nhân viên) và số lượng dự kiến | 75 nhân viên và lãnh đạo, 5 khách mời đối tác |
| 6. Hình thức tiệc và thực đơn | Tiệc bàn, buffet, tiệc nhẹ hay BBQ; số món; số phần chay; đồ uống | Buffet 12 món, có 6 phần chay; bia, nước ngọt, trà |
| 7. Chương trình | Các phần chính và thời lượng | Phần lễ (phát biểu, tổng kết, vinh danh) 40 phút; phần giao lưu (văn nghệ, bốc thăm) khoảng 70 phút |
| 8. Ngân sách | Tổng ngân sách, chi tiết từng khoản, tiền dự phòng 10–15% | Xem bảng chi phí bên dưới |
| 9. Người phụ trách | Trưởng ban tổ chức và người lo từng phần việc | Phòng Hành chính: lo chung và phần tiệc; phòng Nhân sự: vinh danh, quà; mỗi phòng ban: một tiết mục văn nghệ |
| 10. Lịch chuẩn bị | Các mốc từ lúc trình duyệt đến ngày tiệc | Trình duyệt trước 8 tuần, đặt tiệc trước 4 tuần, báo số người cuối cùng trước 1 tuần |
| 11. Rủi ro và cách phòng | Những gì có thể trục trặc và cách xử lý | Dự phòng 5 phần ăn; thuê máy phát điện nhỏ; có người dẫn chương trình dự bị |
| 12. Đánh giá sau tiệc | So chi phí thực tế với dự kiến, lấy ý kiến nhân viên | Gửi phiếu khảo sát 5 câu trong vòng 2 ngày sau tiệc |
Nếu tổ chức ở nhà hàng với 150–300 khách, bạn vẫn dùng đủ 12 mục này. Chỉ cần lưu ý thêm 3 mục:
- Mục 4 (địa điểm): đến xem trực tiếp sảnh tiệc, sân khấu và chỗ đậu xe.
- Mục 6 (hình thức tiệc): nhà hàng thường phục vụ tiệc bàn 10 người.
- Mục 8 (ngân sách): tiền thuê sảnh, âm thanh, ánh sáng chiếm phần lớn hơn so với tổ chức tại công ty.
8 bước lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên
Đi lần lượt 8 bước dưới đây, bạn sẽ có đủ thông tin để điền vào mẫu kế hoạch ở trên.
Bước 1: Xác định mục tiêu và khách mời
Trước khi lo bất kỳ chi tiết nào, hãy hỏi lãnh đạo: tiệc năm nay chủ yếu để làm gì? Câu trả lời quyết định cách tổ chức cả buổi:
- Nếu để tổng kết và khen thưởng: cần phần phát biểu, vinh danh trang trọng, có sân khấu và màn hình chiếu.
- Nếu để mọi người vui vẻ, gắn kết: phần phát biểu ngắn, dành nhiều thời gian cho ăn uống và giao lưu.
Trong cùng buổi trao đổi, chốt luôn tiệc chỉ dành cho nhân viên hay mời thêm đối tác, gia đình nhân viên. Mời thêm khách sẽ làm tăng số người, tăng chi phí và phải sắp xếp chỗ ngồi riêng.
Bước 2: Chốt số người tham dự và số phần ăn
Số người đi dự quyết định bạn phải đặt bao nhiêu phần ăn, bao nhiêu bàn và tốn bao nhiêu tiền. Vì vậy cần biết chính xác ai đi, ai không trước khi đặt tiệc với nhà hàng hoặc đơn vị nấu tiệc (gọi chung là đơn vị tiệc). Làm theo 3 việc sau:
- Hỏi ai sẽ tham dự. Gửi thông báo cho toàn bộ nhân viên và khách mời qua email, nhóm Zalo công ty hoặc Google Form. Trong thông báo hỏi rõ:
- Có tham dự không?
- Có đi kèm người nhà không (nếu công ty cho phép)?
- Có ăn chay hoặc dị ứng món nào không?
Ghi rõ hạn trả lời. Hạn này phải sớm hơn ngày bạn báo số lượng cuối cùng cho đơn vị tiệc (thường khoảng 1 tuần trước tiệc).
- Tính số phần ăn cần đặt. Lấy số người trả lời có tham dự, cộng thêm 5–10% để dự phòng cho người đăng ký muộn hoặc khách mời thêm.
- Tính số bàn (nếu là tiệc bàn). Mỗi bàn tròn ngồi 10 người, nên lấy số phần ăn chia 10; có số lẻ thì làm tròn lên.
Ví dụ: có 72 người trả lời sẽ tham dự. Cộng thêm 5–10% dự phòng là khoảng 76–80 phần ăn. Nếu tổ chức tiệc bàn, bạn đặt 8 bàn. Số người ăn chay báo riêng để đơn vị tiệc chuẩn bị đúng số phần chay.
Bước 3: Lập ngân sách
Hỏi lãnh đạo mức chi tối đa cho buổi tiệc, có thể là một con số tổng hoặc tính theo đầu người. Sau đó chia số tiền này ra từng khoản: ăn uống, địa điểm, âm thanh và ánh sáng, trang trí, quà tặng, tiền dự phòng.
Chia sẵn như vậy có hai cái lợi:
- Khi xin báo giá, bạn biết ngay khoản nào đang vượt.
- Khi lãnh đạo yêu cầu giảm chi phí, bạn biết nên cắt khoản nào (ví dụ bớt trang trí) mà không ảnh hưởng phần quan trọng như ăn uống.
Cách tính từng khoản xem ở phần Chi phí tổ chức tiệc tất niên bên dưới.
Bước 4: Chọn ngày giờ
- Thời điểm: phần lớn tiệc tất niên diễn ra trong khoảng từ giữa tháng Chạp đến trước ngày công ty nghỉ Tết.
- Khung giờ: chiều tối thứ Sáu được chọn nhiều nhất, vì nhân viên dễ sắp xếp và hôm sau được nghỉ.
- Tránh trùng lịch: không chọn ngày công ty họp tổng kết, ngày kế toán chốt sổ hoặc ngày lãnh đạo đi công tác.
- Đặt lịch sớm: các tối cuối tuần sát Tết, nhà hàng và đơn vị nấu tiệc thường kín lịch. Nên đặt trước ít nhất 2 tuần, đặt càng sớm càng dễ có ngày giờ như ý. Chuẩn bị sẵn 1–2 ngày thay thế phòng khi ngày chính đã kín.
Bước 5: Chọn địa điểm và hình thức tiệc
Chọn địa điểm trước, vì diện tích và điều kiện của địa điểm quyết định hình thức tiệc nào làm được.
| Địa điểm | Phù hợp khi | Cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Văn phòng, sân công ty, nhà xưởng | Muốn tiết kiệm tiền thuê địa điểm và đi lại; mặt bằng đủ rộng cho số khách | Diện tích, quy định của ban quản lý tòa nhà, nguồn điện, chỗ đặt khu chia món |
| Nhà hàng, trung tâm tiệc | Đông khách, cần sân khấu và âm thanh có sẵn, không muốn lo nhiều khâu | Số bàn tối thiểu phải đặt, phụ phí khi quá giờ, chỗ đậu xe |
| Sân vườn, khu ngoài trời | Muốn không khí thoải mái, kết hợp giao lưu hoặc tiệc nướng BBQ | Cách che mưa, đèn chiếu sáng buổi tối, đường đi lại cho nhân viên |
Khi đến xem địa điểm, đừng chỉ nghe con số sức chứa được giới thiệu. Hãy tự kiểm tra: chỗ có đủ đặt số bàn cần thiết không, sân khấu đặt ở đâu, ổ điện ở đâu, lối đi cho nhân viên phục vụ, nhà vệ sinh và chỗ để xe.
Có địa điểm rồi, chọn hình thức tiệc phù hợp với mục tiêu và số khách:
| Hình thức | Phù hợp khi | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tiệc bàn tròn 10 người | Có phần phát biểu dài, nhiều lãnh đạo hoặc đối tác, muốn không khí trang trọng | Cần xếp chỗ ngồi theo phòng ban; tốn diện tích nhất |
| Buffet (khách tự lấy món) | Muốn mọi người đi lại giao lưu tự do, khẩu vị khách đa dạng | Cần đủ quầy bày món để khách không phải xếp hàng lâu |
| Tiệc nhẹ (finger food, teabreak) | Tiệc ngắn, ăn đứng, đi kèm buổi họp tổng kết | Chỉ là ăn nhẹ, không thay được bữa tối; cần báo trước để khách biết |
| Tiệc nướng BBQ ngoài trời | Công ty có sân hoặc thuê khu ngoài trời, muốn không khí thoải mái | Cần cách che mưa; đặt khu nướng xa chỗ ngồi để tránh khói |
Bước 6: Chốt thực đơn
Thực đơn tiệc công ty phải hợp với nhiều người, nên chọn món an toàn hơn là món lạ:
- Chọn món: dễ ăn, ít xương, dễ chia phần, vẫn ngon khi ăn chậm trong lúc xem văn nghệ.
- Với tiệc bàn: thường 5–7 món, lên theo thứ tự món khai vị, món chính, món no (lẩu, cơm hoặc mì) và tráng miệng.
- Với buffet: có đủ món nóng, món nguội, món chay và trái cây để ai cũng có món hợp khẩu vị.
- Phần chay và người dị ứng: báo đúng số lượng đã hỏi ở Bước 2.
Gửi thực đơn dự kiến cho lãnh đạo duyệt cùng kế hoạch. Tham khảo thêm các món ngon đãi tiệc cuối năm để lên danh sách món.
Bước 7: Xây dựng chương trình
Một buổi tiệc tất niên thường có hai phần:
- Phần lễ: lãnh đạo phát biểu, tổng kết năm, trao thưởng cho cá nhân và phòng ban. Nên gói gọn trong khoảng 40 phút để khách không mệt.
- Phần giao lưu: văn nghệ của các phòng ban, trò chơi, bốc thăm trúng thưởng.
Giao tiết mục văn nghệ cho các phòng ban từ khoảng 4 tuần trước để mọi người có thời gian tập. Khai tiệc ngay khi phần lễ kết thúc để món ăn không bị nguội và khách không phải chờ lâu. Khung giờ mẫu xem ở phần Khung chương trình bên dưới.
Bước 8: Phân công người phụ trách
Một người không thể lo hết mọi việc trong ngày tiệc. Hãy lập một ban tổ chức nhỏ:
- Trưởng ban (thường là người lập kế hoạch): nắm toàn bộ kế hoạch và là người duy nhất liên hệ với nhà hàng, đơn vị tiệc, âm thanh, trang trí. Có một đầu mối thì các bên không nhận chỉ đạo chồng chéo.
- Nhóm đón khách: đón khách ở cửa, ghi danh người đến, phát phiếu bốc thăm.
- Nhóm chương trình: làm việc với người dẫn chương trình (MC), âm thanh, sắp xếp các tiết mục.
- Nhóm khen thưởng và quà: chuẩn bị danh sách vinh danh, giấy khen, quà, giải bốc thăm.
- Nhóm hậu cần: bàn ghế, trang trí, vận chuyển đồ, kiểm tra điện nước.
Lập một bảng gồm tên nhóm, người phụ trách và số điện thoại, gửi cho tất cả thành viên ban tổ chức trước ngày tiệc.
Chi phí tổ chức tiệc tất niên: các khoản và cách tính
Nếu tổ chức tại công ty, tiền ăn uống thường là khoản lớn nhất. Nếu tổ chức ở nhà hàng, tiền địa điểm, âm thanh và ánh sáng chiếm tỷ lệ cao hơn. Lập bảng dưới đây, xin báo giá từ 2–3 nơi rồi điền số tiền thực tế vào từng khoản.
| Khoản chi | Cách tính | Cần hỏi rõ khi nhận báo giá |
|---|---|---|
| Ăn uống: tiệc bàn | Số bàn × giá mỗi bàn 10 người | Giá đã gồm bàn ghế, chén đĩa, nhân viên phục vụ, đầu bếp chưa |
| Ăn uống: buffet | Số phần ăn × giá mỗi phần | Giá đã gồm nhân viên, đầu bếp, chén đĩa, quầy bày món chưa; phải đặt tối thiểu bao nhiêu phần |
| Đồ uống | Theo thùng hoặc theo số người | Công ty tự mang bia, nước ngọt vào có bị tính phí không |
| Địa điểm | Tiền thuê sảnh hoặc mức chi tối thiểu nhà hàng yêu cầu | Có được miễn tiền sảnh khi đặt đủ số bàn không (nhiều nhà hàng áp dụng) |
| Bàn ghế, trang trí, phông chụp ảnh | Theo bộ hoặc trọn gói | Tổ chức tại công ty có thể phải thuê thêm nếu giá tiệc chưa gồm |
| Âm thanh, ánh sáng, màn hình, MC | Trọn gói theo số giờ | Phụ phí bao nhiêu nếu chương trình kéo dài quá giờ |
| Quà, giải thưởng | Theo số giải | Thường do công ty tự chuẩn bị |
| Chụp ảnh, quay phim | Theo số giờ | Có thể nhờ nhân viên chụp nếu ngân sách hạn chế |
| Xe đưa đón | Theo chuyến | Chỉ cần khi tổ chức xa công ty |
| Dự phòng | 10–15% tổng chi phí | Dùng khi có thêm khách, đổi món hoặc kéo dài giờ |
Bốn kinh nghiệm để không vượt ngân sách:
- Đặt phần ăn theo số người đã xác nhận, không theo tổng số nhân viên. Luôn có người bận không đi được; đặt dư nhiều là khoản lãng phí lớn nhất.
- So các báo giá trên cùng một tiêu chí. Hai báo giá chênh nhau có thể chỉ vì một nơi đã gồm bàn ghế và nhân viên phục vụ, nơi kia chưa.
- Tính trước tiền đặt cọc. Mùa tất niên, nhiều nơi yêu cầu cọc khoảng 30% để giữ lịch. Làm đề nghị tạm ứng với kế toán sớm để kịp chuyển tiền.
- Chuẩn bị đủ giấy tờ. Chi phí tiệc cuối năm thường được tính vào chi phí phúc lợi của công ty, nên cần hợp đồng, hóa đơn và danh sách người tham dự. Hỏi kế toán mức chi được phép theo quy định hiện hành trước khi chốt ngân sách.
Timeline chuẩn bị tiệc tất niên
Bảng dưới đây chia việc theo từng mốc, tính ngược từ ngày tiệc. Bạn có thể đưa thẳng vào mục 10 của mẫu kế hoạch.
| Thời điểm | Việc cần làm |
|---|---|
| 8 tuần trước | Hỏi lãnh đạo mục tiêu, số khách, mức chi; viết kế hoạch và trình duyệt |
| 6 tuần trước | Chốt ngày giờ; đi xem và chọn địa điểm, hình thức tiệc; xin báo giá 2–3 nơi |
| 4 tuần trước | Đặt tiệc và đặt cọc; thông báo cho nhân viên, gửi phiếu đăng ký tham dự; giao tiết mục văn nghệ cho các phòng ban |
| 2 tuần trước | Chốt thực đơn, chương trình, danh sách khen thưởng; đặt âm thanh, trang trí, quà |
| 1 tuần trước | Báo số phần ăn cuối cùng cho đơn vị tiệc; gọi xác nhận lại với tất cả các bên đã đặt; in thư mời, phiếu bốc thăm |
| 1 ngày trước | Kiểm tra địa điểm, điện, âm thanh; chạy thử chương trình; gửi lịch chi tiết cho từng nhóm |
| Ngày tiệc | Dựng và bày biện; đón khách; điều phối chương trình; theo dõi việc lên món |
| Sau tiệc | Dọn dẹp, trả mặt bằng; thanh toán và lấy hóa đơn; gửi khảo sát nhân viên; tổng kết chi phí thực tế |
Nếu chỉ còn 2–3 tuần: làm ngay trong tuần đầu tiên các việc của mốc 8, 6 và 4 tuần, trong đó ưu tiên chốt ngày, chọn địa điểm và đặt tiệc.
Khung chương trình tiệc tất niên công ty
Khung dưới đây dành cho tiệc buổi tối kéo dài khoảng 3 giờ. Bạn có thể thêm, bớt tiết mục và đổi giờ kết thúc cho phù hợp.
| Giờ | Hoạt động | Người phụ trách |
|---|---|---|
| 17:30–18:00 | Đón khách, ghi danh, chụp ảnh lưu niệm | Nhóm đón khách |
| 18:00–18:05 | Khai mạc, giới thiệu khách mời | MC |
| 18:05–18:20 | Lãnh đạo phát biểu, tổng kết năm | Ban giám đốc |
| 18:20–18:40 | Khen thưởng cá nhân, phòng ban | MC, nhóm khen thưởng |
| 18:40–19:10 | Khai tiệc, nâng ly chúc mừng | Đơn vị tiệc, MC |
| 19:10–20:00 | Văn nghệ các phòng ban, trò chơi | Nhóm chương trình |
| 20:00–20:20 | Bốc thăm trúng thưởng | MC, nhóm quà |
| 20:20–20:30 | Bế mạc, chụp ảnh tập thể | MC |
Hai mẹo giúp chương trình không bị loãng:
- Để phần bốc thăm ở cuối, mọi người sẽ ở lại đến hết chương trình.
- Báo chính xác giờ khai tiệc cho đơn vị tiệc, để món nóng được mang ra đúng lúc phần lễ kết thúc.
Tổ chức tiệc tất niên ngay tại công ty: cần chuẩn bị gì?
Tổ chức tại văn phòng, nhà xưởng hoặc sân công ty giúp tiết kiệm tiền thuê địa điểm và nhân viên không phải di chuyển. Đổi lại, bạn phải tự lo nhiều việc mà nhà hàng vốn có sẵn:
- Diện tích cho tiệc bàn: mỗi bàn tròn 10 người cần khoảng 2,5 m x 2,5 m (tính cả ghế). Nhân với số bàn, rồi chừa thêm lối đi cho nhân viên phục vụ và chỗ đặt sân khấu.
- Diện tích cho tiệc buffet: tính khoảng 1 m² cho mỗi khách, tức tiệc 80–100 khách cần khoảng 80–100 m². Có thể dùng 1 hoặc 2 quầy bày món tùy cách bố trí; trao đổi trước với đơn vị tiệc để khách lấy món nhanh, không phải xếp hàng.
- Xin phép ban quản lý tòa nhà: hỏi được dùng khu vực nào, được vào dựng từ mấy giờ và phải kết thúc lúc mấy giờ, có được dùng thang máy chở hàng không. Nhiều tòa nhà văn phòng không cho dùng bếp gas, nên cần hỏi rõ để đơn vị tiệc chọn cách nấu và hâm nóng món phù hợp.
- Điện: loa, đèn và thiết bị hâm nóng món ăn tốn nhiều điện. Kiểm tra trước công suất điện và vị trí ổ cắm, tránh để quá tải gây mất điện giữa chừng.
- Khu chia món và lối phục vụ: đặt khu chia món gần nguồn nước, có lối đi riêng cho nhân viên phục vụ, không đi ngang qua chỗ khách ngồi hay sân khấu.
- Giờ dựng và giờ dọn: thống nhất với đơn vị tiệc mấy giờ đến dựng, bày biện và mấy giờ dọn xong trả mặt bằng.
- An toàn: giữ lối thoát hiểm thông thoáng, không kê bàn chắn bình chữa cháy hay cửa thoát hiểm.
Nếu tổ chức ngoài sân, cần thêm rạp che mưa, che gió và đèn chiếu sáng cho khu ăn uống. Nếu chọn buffet, xem thêm cách tổ chức tiệc buffet cho công ty và cách sắp xếp bàn tiệc buffet.
Checklist tổ chức tiệc tất niên
In danh sách này ra hoặc lưu vào điện thoại, xong việc nào thì đánh dấu việc đó.
Trước tiệc 1 tuần
- Kế hoạch và ngân sách đã được lãnh đạo duyệt
- Đã đặt tiệc, đặt cọc; hợp đồng ghi rõ giá đã gồm những gì
- Đã báo số phần ăn cuối cùng và số phần chay
- Đã chốt thực đơn và giờ khai tiệc
- Chương trình, danh sách khen thưởng, quà đã sẵn sàng
- Đã xác nhận lại với bên âm thanh, ánh sáng, MC, chụp ảnh
- Đã có giấy phép của ban quản lý tòa nhà (nếu tổ chức tại công ty)
Ngày tổ chức
- Bàn ghế đủ số lượng, xếp đúng sơ đồ chỗ ngồi
- Đã thử loa, micro, màn hình, file trình chiếu
- Khu chia món, đồ uống, đá lạnh đã đặt đúng chỗ
- Bàn đón khách có danh sách khách và phiếu bốc thăm
- Danh sách số điện thoại trưởng các nhóm và các bên đã đặt dịch vụ
Sau tiệc
- Kiểm tra dọn dẹp, trả lại mặt bằng
- Thanh toán phần còn lại, lấy hóa đơn
- Gửi khảo sát nhân viên, tổng kết chi phí thực tế so với dự kiến
Những rủi ro thường gặp và cách xử lý
Phần lớn sự cố trong tiệc tất niên có thể phòng trước nếu tính đến từ lúc lập kế hoạch:
| Rủi ro | Cách phòng |
|---|---|
| Số người đến lệch nhiều so với đăng ký | Đặt hạn trả lời, dự phòng 5–10% phần ăn; thỏa thuận trước với đơn vị tiệc được tăng hoặc giảm tối đa bao nhiêu phần |
| Phát biểu kéo dài, món ăn nguội | Báo trước thời lượng cho từng người phát biểu; báo chính xác giờ khai tiệc cho đơn vị tiệc |
| Loa, micro, màn hình bị lỗi | Chạy thử trước 1 ngày; chuẩn bị micro và file trình chiếu dự phòng |
| Trời mưa khi tổ chức ngoài trời | Dựng rạp hoặc chuẩn bị sẵn khu vực trong nhà để chuyển vào |
| Không đặt được ngày mong muốn | Đặt sớm; chuẩn bị sẵn 1–2 ngày thay thế |
Nên tự tổ chức hay thuê đơn vị hỗ trợ?
Tùy quy mô và số người có thể giúp, công ty có thể tự lo toàn bộ hoặc thuê đơn vị chuyên làm tiệc, sự kiện lo một phần:
| Tự tổ chức | Thuê đơn vị tiệc hoặc sự kiện | |
|---|---|---|
| Phù hợp | Tiệc nhỏ (khoảng dưới 30–40 người), đơn giản, có người rảnh để lo | Từ khoảng 50 người, có sân khấu, chương trình dài |
| Chi phí | Thấp hơn nhưng dễ phát sinh nhiều khoản nhỏ | Dễ dự tính vì có báo giá trước |
| Công sức | Nhân viên vừa lo việc vừa dự tiệc | Ban tổ chức chỉ cần điều phối |
| Rủi ro | Thiếu kinh nghiệm, dễ lên món chậm, thiếu đồ | Phụ thuộc vào chất lượng đơn vị được chọn |
Nhiều công ty chọn cách kết hợp: tự lo chương trình, khen thưởng và quà; thuê ngoài phần ăn uống, bàn ghế và âm thanh. Đây là những phần cần thiết bị và người có kinh nghiệm.
Câu hỏi thường gặp khi lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên
Nên lên kế hoạch tiệc tất niên trước bao lâu?
Tốt nhất là 6–8 tuần, đủ thời gian trình duyệt và có nhiều lựa chọn ngày, địa điểm. Riêng việc đặt tiệc nên làm chậm nhất trước 2 tuần, vì mùa tất niên nhà hàng và đơn vị nấu tiệc nhận lịch rất sớm.
Tiệc tất niên công ty nên tổ chức vào ngày nào?
Chiều tối thứ Sáu, trong khoảng từ giữa tháng Chạp đến trước ngày công ty nghỉ Tết. Tránh trùng ngày họp tổng kết, ngày kế toán chốt sổ và lịch công tác của lãnh đạo.
Tính ngân sách tiệc tất niên cho mỗi người như thế nào?
Cộng tất cả các khoản (ăn uống, địa điểm, âm thanh, quà, dự phòng) rồi chia cho số người tham dự. Riêng tiền ăn: số phần ăn × giá mỗi phần với tiệc buffet, hoặc số bàn × giá mỗi bàn 10 người với tiệc bàn.
Tổ chức tất niên tại văn phòng cần xin phép những gì?
Cần xin ban quản lý tòa nhà về khu vực được dùng, giờ vào dựng và giờ kết thúc, việc dùng thang máy chở hàng, việc nấu hoặc hâm nóng món ăn và mức âm lượng loa. Nên gửi văn bản xin phép sớm để kịp được duyệt.
Có nên mời gia đình nhân viên dự tiệc tất niên không?
Tùy mục tiêu và ngân sách. Mời gia đình giúp mọi người gắn bó hơn, nhưng số khách có thể tăng gấp đôi. Khi đó cần thêm phần ăn cho trẻ em, có góc vui chơi cho các bé và rút ngắn phần phát biểu.
Vậy là đặt tiệc Ngọc Thuận đã hướng dẫn chi tiết kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm dành cho công ty rồi. Mong rằng qua bài viết này sẽ giúp bạn có nhiều thông tin ý tưởng hơn trong việc lên kế hoạch cho buổi tiệc cuối năm của công ty mình.
Nếu muốn có một bữa tiệc tất niên chọn vẹn, hãy liên hệ dịch vụ đặt tiệc tất niên của đặt tiệc Ngọc Thuận ngay. Chúng tôi sẽ giúp bạn có một bữa tiệc tất niên chỉn chu, ý nghĩa.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÀI VIẾT LIÊN QUAN